POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE RECOLECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DISTRIBUIDORA PASTEUR S.A.

CONTENIDO

OBJETIVO DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
DEFINICIONES PARA EFECTOS DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
ÁMBITO DE APLICACIÓN
PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
AUTORIZACIÓN
FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
INFORMACIÓN Y MECANISMOS DISPUESTOS POR DISTRIBUIDORA PASTEUR S.A. COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
ÁREA RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
DERECHOS DEL TITULAR DE DATOS PERSONALES
DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO
OTRAS DISPOSICIONES

I. OBJETIVO DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La presente política se define de conformidad con la entrada en vigencia de la ley Estatutaria 1581 de 2012 la cual tiene por objeto dictar las disposiciones generales para la protección de datos personales y desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en base de datos o archivos, así como el derecho a la información. Por lo tanto, DISTRIBUIDORA PASTEUR S.A. (en adelante “PASTEUR”), teniendo en cuenta su condición de responsable del tratamiento de datos personales, comprometido con la seguridad de la información personal sus usuarios, clientes, proveedores, contratistas, empleados y público en general, y con la finalidad de dar estricto cumplimiento a la normatividad vigente sobre la protección de Datos Personales, en especial por lo establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012¹ , el Decreto 1377 de 2013 y demás disposiciones que las modifiquen, aclaren, adicionen o complementen, se permite presentar la Política de Tratamiento en materia de protección de Datos Personales (en adelante la “Política”) de PASTEUR en relación con la recolección, uso y transferencia de los mismos, en virtud de la autorización que sea otorgada por los Titulares de la información.
En esta Política, PASTEUR detalla los lineamientos generales que se tienen en cuenta a efectos de proteger los Datos Personales de los Titulares, como la finalidad de la recolección de la información, los derechos de los Titulares, el área responsable de atender las consultas, quejas y reclamos acerca del tratamiento de los datos personales que este recoja y maneje, así como los procedimientos que se deben agotar para conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información. Con la implementación de ésta política, se pretende garantizar la reserva de la información y la seguridad sobre el tratamiento que se le dará a la misma a las personas antes indicadas.

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¹La Ley 1581 de 2012 tiene como objetivo: “[…] desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política […].

II. DEFINICIONES PARA EFECTOS DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Para efectos de la presente Política, se tendrán en cuenta las definiciones que se esbozan a continuación:

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Los datos personales pueden ser públicos, semiprivados o privados.
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que son objeto de tratamiento.
Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales.
Dato Sensible: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos relacionados con el origen racial o étnico, la pertenencia o sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de salud.
Políticas de Tratamiento en materia de protección de Datos Personales: Se refiere al presente documento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Para el caso concreto PASTEUR.
Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

III. ÁMBITO DE APLICACIÓN

La presente Política aplica a todas las bases de datos personales que se encuentren en poder de PASTEUR y los Encargados del Tratamiento de Datos Personales que lleguen a obrar en nombre de PASTEUR, de esta forma serán aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de Tratamiento por parte de PASTEUR.

IV. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

De conformidad con el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, los principios que rigen el Tratamiento de los Datos Personales son los siguientes:

Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012 es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen, así como a lo dispuesto en la presente Política.
Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a unas finalidades legítimas de acuerdo con la Constitución y la Ley, tales como las consagradas en la presente Política y las cuales deben ser informadas al Titular.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable o del Encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento estará sujeto a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales. En este sentido, la difusión de la información solamente será autorizada por el titular.
Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento y/o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y según los términos de la misma.

V. AUTORIZACIÓN

La autorización de los Titulares, podrá manifestarse por cualquiera de los siguientes medios: (i) escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que fue otorgada la autorización.

Así pues, la autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del Titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la Base de Datos. La autorización será generada por PASTEUR y será puesto a disposición del Titular con antelación y de manera previa al Tratamiento de sus Datos Personales.

PASTEUR conservará la prueba de dichas autorizaciones de forma adecuada, respetando los principios de confidencialidad y privacidad de la información.

De conformidad con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, esta autorización no será necesaria cuando la información se refiera a: (i) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; (ii) Datos Públicos; (iii) Casos de urgencia médica o sanitaria; (iv) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; y (v) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

VI. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

PASTEUR, en el desarrollo de su objeto social y sus relaciones con terceros, entiéndase por estos usuarios, empleados, proveedores, acreedores, entre otros; recopila constantemente datos para llevar a cabo diversas finalidades y usos dentro de los cuales se pueden enmarcar los siguientes y que al aceptar esta política usted expresamente autoriza:

La venta y suministro al por mayor de toda clase de drogas y productos farmacéuticos, droga blanca y productos químicos para laboratorio, cosméticos y demás líneas de distribución comerciales.
Importar, exportar y vender en el mercado nacional toda clase de artículos, tales como drogas para el uso humano y veterinario, productos de tocador de belleza y cosmetología, productos químicos y droga blanca para laboratorios, productos de farmacología y en general toda clase de productos comprendidos dentro de este ramo.
Tener bodegas y sitios de distribución o establecimientos para vender al público por mayor y por unidades.
Tener y otorgar representaciones de fabricantes o de otras distribuidoras cuyo destino en especial será ventas por mayor, pudiendo dependen de ésta filiales de farmacias y droguerías con ventas de demostrador.
Adquirir toda clase de bienes muebles e inmuebles, corporales o incorporales cuya adquisición sea necesaria y conveniente para el logro de sus fines principales, pudiendo además conservarlos, gravarlos y enajenarlos.
Girar, endosar, descontar, negociar etc. toda clase de títulos valores o demás documentos civiles y comerciales.
Fundar o adquirir intereses como socios accionistas de otras compañías o fusionarse con las mismas, siempre y cuando las actividades de las empresas estén relacionadas con su objeto social.
Tomar dinero en mutuo, otorgando garantías reales y personales, o sin ellas y en general llevar a cabo todo acto o contrato que se relacione con su objeto social.
Dar cumplimiento a las obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como a las autoridades competentes que así lo requieran.
Compartir con terceros que colaboran con PASTEUR y que para el cumplimiento de sus funciones, deban acceder en alguna medida a la información.
Realizar encuestas de satisfacción.
Cualquier otra finalidad que llegare a resultar en desarrollo del contrato o la relación comercial entre PASTEUR y el Titular.

La información suministrada por el Titular, solo será utilizada para los propósitos aquí señalados y una vez cese la necesidad del Tratamiento de los Datos Personales, los mismos podrán ser eliminados de las bases de datos de PASTEUR o archivados en términos seguros a efectos de solo ser divulgados cuando la ley así lo exija.

PASTEUR, dentro de su objeto social y con la finalidad de desarrollar las actividades antes referidas, recolecta de sus Titulares información referente a sus Datos Personales, como por ejemplo: nombre, dirección, teléfono, documento de identidad, correo electrónico, datos laborales, datos de formación académica, entre otros.

VII. PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

Los Datos Personales que son incluidos en la Base de Datos de PASTEUR provienen de la información recopilada en ejercicio de las actividades desarrolladas en razón de su objeto social, los vínculos comerciales, contractuales, laborales o de cualquier otra índole con sus usuarios, clientes, proveedores, contratistas, empleados y/o público en general.

El sitio web de PASTEUR, la línea de atención telefónica, y los contratos comerciales y laborales, entre otros, son los medios a través de los cuales PASTEUR obtiene los Datos Personales a los que hace referencia la presente Política.

Los Datos Personales recolectados por PASTEUR serán tratados de acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, de conformidad con las autorizaciones impartidas por los Titulares de la información, y exclusivamente para las finalidades autorizadas y previstas en la presente Política.

1. PROCEDIMIENTO PARA CONOCER LA INFORMACIÓN:

En aras de proteger y mantener la confidencialidad de los Datos Personales de los Titulares, PASTEUR determina que el procedimiento para conocer la información que PASTEUR posee del titular en sus bases de datos, es el siguiente:

Quién desee conocer la información que PASTEUR almacena en sus bases de datos, deberá enviar una comunicación al correo electrónico basedatos@pasteur.com.co o a la dirección: a la dirección Calle 49 No.57-35 Medellín, Antioquia, Colombia, en la cual manifieste su intención de conocer la información que sobre el Titular se encuentra en las bases de datos de PASTEUR, y en la cual informe una dirección o correo electrónico en el cual se le pueda dar respuesta.

Esta comunicación deberá estar suscrita por (i) el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente; (ii) los causahabientes del Titular, quienes deberán acreditar tal calidad; (iii) el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento; o (iv) por estipulación a favor de otro o para otro (en adelante y en su conjunto los “Interesados”). El Área Responsable dará respuesta al Titular o al interesado en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la comunicación, al correo electrónico o dirección física que haya especificado en la solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, caso en el cuál el tiempo de respuesta se extenderá en cinco (5) días hábiles adicionales.

La consulta de la información por parte del Titular o interesado será gratuita, siempre y cuando sea (i) al menos una vez cada mes calendario, o (ii) se realice con motivo de una modificación sustancial de la presente política de Tratamiento de la información.

En caso de que la consulta se haga con una periodicidad mayor a la establecida, PASTEUR podrá cobrar al Titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos en que haya incurrido para el efecto.

2. PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR LA INFORMACIÓN:

Los Titulares de los Datos Personales o sus causahabientes, podrán en todo momento, solicitar a PASTEUR la actualización, rectificación o supresión de sus datos y/o revocar la autorización del tratamiento por parte de PASTEUR de los mismos, mediante la presentación de un reclamo al siguiente correo electrónico basedatos@pasteur.com.co o a la dirección: a la dirección Calle 49 Nro.57- 35 Medellín, Antioquia, Colombia, en el cual se indiquen los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección física o correo electrónico en el que se debe dar respuesta, y los documentos que se quiera hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al solicitante dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al solicitante.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al solicitante los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Resulta indispensable advertir que la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización, no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual con PASTEUR.

VIII. INFORMACIÓN Y MECANISMOS DISPUESTOS POR PASTEUR COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Razón social	DISTRIBUIDORA PASTEUR S.A.
NIT	890.941.663-1
Domicilio	MEDELLÍN – COLOMBIA
Dirección	Calle 49 Nro. 57-35 Medellín, Antioquia, Colombia
Teléfonos	(4) 5753900 5751010
Correo electrónico	basedatos@pasteur.com.co
Página Web	www.pasteurfarmacias.com

IX. ÁREA RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El Área de Recepción de PASTEUR será el área encargada de recibir las solicitudes, quejas o reclamos de los Titulares de los Datos Personales. Esta área se encargará de realizar el manejo interno que sea necesario a efectos de garantizar una respuesta clara, eficiente y oportuna al Titular del Dato o a los demás Interesados.

En todo tiempo el Titular o los interesados pueden contactarse con esta área para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.

X. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

De conformidad con el art. 17 de la Ley 1581 de 2012, el Responsable del Tratamiento, PASTEUR, tendrá los siguientes deberes:

Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data
Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento
Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento, en caso de existir, sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible
Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, en caso de existir, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar, en su caso, lo pertinente al Encargado del Tratamiento
Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012
Exigir al Encargado del Tratamiento, cuando existiere, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en Ley 1581 de 2012 y en la presente Política de Tratamiento
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y en especial, para la atención de consultas y reclamos, obligación que se cumple mediante la expedición de la presente Política de Tratamiento
Informar al Encargado del Tratamiento, según el caso, cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo
Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio

XI. VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales de PASTEUR, rige a partir de su publicación, realizada el día 20 de Junio de 2017

Así mismo, el Tratamiento de los Datos Personales o bases de datos será efectuado mientras permanezcan vigentes las relaciones contractuales entre PASTEUR y el Titular, más el término requerido para ejecutar la totalidad de las actividades tendientes al cumplimiento de las finalidades del Tratamiento.

No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

XII. OTRAS DISPOSICIONES

PASTEUR, para el Tratamiento de Datos Sensibles, informará a los Titulares de la información: (i) que por tratarse de este tipo de datos, no está obligado a autorizar su Tratamiento e (ii) informará cuales Datos son Sensibles y la finalidad del Tratamiento. En este aspecto se aclara que por política de PASTEUR sólo se tienen datos sensibles de las personas que tienen un vínculo laboral con la sociedad.
Para efectos del Tratamiento de Datos Personales de niños, niñas y adolescentes, PASTEUR responderá y respetará el interés superior de estos y además, asegurará el respeto de sus derechos fundamentales.
PASTEUR recolectará, almacenará, usará o circulará los Datos Personales públicos sobre los que se cuente con la debida autorización, por el término que sea razonable y necesario.

DISTRIBUIDORA PASTEUR S.A.